Társadalmi és üzleti aktív életünket gyakran különféle típusú üléseken való részvétellel összekapcsoljuk - legyen szó részvényesek gyűléséről, szövetkezeti tagok közgyűléséről, a HOA-ról vagy bármely más nyilvános ülésről. Az ilyen találkozók szerepe a nyilvános szervezetek vagy jogi személyek tevékenységével kapcsolatos létfontosságú kérdések meghozatala és dokumentálása. Az ülésen elfogadott határozatok dokumentumainak megfelelő tükröződése megerősíti azok legitimitását és jogi dokumentum.
Használati útmutató
1
Az ülés jegyzőkönyvének elkészítéséhez használjon szabványos A4-es papírlapot. A jegyzőkönyv címének tartalmaznia kell a dokumentum nevét és a bevezető részt, tükrözve az állampolgárok vagy a részvényesek találkozójának okát.
2
A címsor alatt tüntesse fel a találkozó dátumát és a címét, amelyen sor került, valamint a résztvevők számát. Ha a jelenlévő egyértelmű lap alapján jelölte meg részvételét, akkor ennek a jegyzőkönyvben is tükröződnie kell. Tükrözze a találkozó formáját: előzetes felméréssel, nyilvánvaló megrendeléssel, személyes jelenléttel vagy kombinált részvételi formával.
3
Mutassa be az ülésen megválasztott elnök és titkár utóneveit, utóneveit és családneveit, tükrözze a jelölésük szerint leadott, az ellene és tartózkodásban részesült szavazatok számát.
4
Mutassa be a napirenden szereplő kérdések listáját, kezdve a legszükségesebbekkel, számozva azokat, és az egyes kérdésekről szóló felszólalások, viták és szavazások megjegyzése a számmal kezdődik. A beszédek rögzítésében csak a bemutatott jelentés lényegét kell feltüntetni. Ezt összefoglalóan kell megfogalmazni, de olyan formában, amely kizárja a kettős értelmezést. Szükség esetén a beszéd szövege csatolható a jegyzőkönyvhöz. Minden releváns beszédet, észrevételt és megjegyzést a megadott nevekkel kell megadni.
5
Az egyes kérdésekről szóló nyilvántartásnak olyan döntéssel kell véget érnie, amely feltünteti a szavazás eredményét. A napirenden lévő valamennyi kérdés megvitatása után jelezze, hogy az általános határozat az ülést zártnak nyilvánította.
6
A jegyzőkönyvet írja alá az ülés elnöke és titkára, és helyezze el szervezetének vagy elnökének archívumába.
Figyelem!
A szövetkezetek vagy a HOA elnökei nem járhatnak el az egyesület elnökének.
Hasznos tanácsok
Ha a protokollt külsõ hatósághoz kell benyújtani, akkor határozza meg az elõkészítés feltételeit, mivel ezek korlátozottak lehetnek.
