A telefonüzenet egy rövid, de fontos telefonon elküldött üzenet. Így leggyakrabban tájékozódnak az ülések, találkozók és találkozók megtartásáról. A telefonüzenet tartalmazhatja a fej sürgõs rendelését is. Telefonos üzenetek érkeznek, amelyeket fogad, és kimenő, amelyeket továbbít. Mindkét típus hasonló kialakítású.
Használati útmutató
1
A papírlap bal felső sarkában helyezze el a szervezet teljes nevét és szükség esetén a szerkezeti egység nevét, például: "N. városának közigazgatása". és az Oktatási Hivatal.
2
A jobb felső sarokban írja be a telefonüzenet címzettjét. Mutassa be a személy helyzetét, vezetéknevét és kezdőbetűit: "Ivanov I.I. 37. sz. Iskola igazgatójának". Ha több címzett van, akkor nem kell utalnia a vezetéknevet: "N. város iskolaigazgatóinak". A telefonüzenethez csatolja az intézmények teljes listáját, amelyekhez elküldték.
3
Helyezze a "Telefon üzenet" szót és annak sorozatszámát két sor alá. Az alábbi kimenő telefonüzenetnél jelölje meg összeállításának dátumát.
4
Ezután a telefonüzenet aktuális szövegét követi: "Február 22-én, 17 órakor az Oktatási Minisztériumban ülést tartanak a városi iskolák tevékenységének javításáról. Az iskolaigazgatók megjelenése szigorúan kötelező." A telefonüzenet szövegének elkészítésekor kerülje a nehezen hallható és kiejthetetlen szavakat és kifejezéseket. Ne feledje, hogy az üzenetnek informatívnak és rövidnek kell lennie - legfeljebb 50 szónak.
5
Telefonos üzenet továbbításakor mondja ki világosan a szavakat, különösen a címeket, a vezetékneveket, az emberek kereszt- és keresztneveit, utcaneveket, az események dátumát és idejét. A végén mindenképpen olvassa el újra a szöveget, és ellenőrizze, hogy a partnere mindent helyesen írt-e le. Amikor telefonon üzenetet kap, figyelmesen hallgassa meg. Ha kérdése van, azonnal törölje azokat.
6
A fő szöveg alatt a telefonüzenet aláíró vezető beosztása, vezetékneve és kezdőbetűi szerepelnek: "Petrov P. P. Oktatási Osztály vezetője" A kimenő dokumentumnak személyes aláírással kell rendelkeznie.
7
Az oldal alján adjon meg információkat a telefonos üzenettel dolgozó alkalmazottakról. Általában az üzenetet küldő személy pozíciója, vezetékneve és kezdőbetűi, irodai telefonja, valamint az átadás dátuma és időpontja a bal oldalon található. Jobb oldalon található a dokumentumot elfogadó személy adatai: beosztás, vezetéknév és kezdőbetűk, telefonszám, a kézhezvétel dátuma és időpontja.
8
A kimenő telefonüzenet egy példányban készül és speciális mappában tárolódik. Jobb, ha a beérkező üzenet két példányban van: az elsőt továbbadja a fejnek a további munkához, a második pedig egy mappába helyezi a tároláshoz.
Hasznos tanácsok
Készítsen el telefonos üzenet nyomtatványokat a számítógépen. Nagyon kényelmesek a használatra. Kézzel beírhatja az adatokat a szükséges grafikonokba, anélkül, hogy újra megismételné az adatokat. Az űrlapok azonosak lesznek a bejövő és a kimenő telefonüzeneteknél.
