Minden állami vagy szakmai szövetség rendelkezik irányító testülettel, amelyet az alapszabályban meghatározott gyakorisággal össze kell hívni mindazokkal, akik érdeklődnek a jelentések és a választási ülések megtartása iránt. Az ilyen találkozókra a társadalom minden tagja vagy a résztvevőcsoportok képviselői léphetnek be, ily módon gyakorolják a társaság tevékenységeiben való részvételi jogukat.
Használati útmutató
1
Gondolkodjon az ülés napirendjén. Mivel a jelentés és a választások az egyik fontos kérdés, ebben az esetben a részvételi arány várhatóan maximális. Ezért ezen témák mellett a sürgetõ kérdéseket felveheti a napirendre, amelyeket megvitathat az egyesület tagjaival. Döntse el a jelentési és a választási ülés időpontját és helyét. A helyiségnek, ahol a tervek szerint elrendezésre kerül, hozzáférhetőnek és tágasnak kell lennie, hogy mindenki befogadhassa.
2
Értesítse mindazokat, akik érdeklődnek a jelentés-választási ülés megtartása iránt. Ehhez küldjön meghívókat, feltüntetve az ülés napirendjét, dátumát és helyét. Tegye le a közleményeket ezzel az információval azokon a helyeken, ahol az egyesület legtöbb tagja láthatja őket. Ha szükséges, tegyen ilyen hirdetményt a médiában és a televízióban.
3
Szervezze meg a résztvevők regisztrációját, amelynek fél órával az ülés előtt meg kell kezdődnie. Rendeljen elegendő számú regisztrátort, hogy az elején mindazok számára, akik jönnek, lehetősége legyen megadni személyes adatait. Általában ez a vezetéknév, utónév és családnév, a szervezet vagy annak szervezeti egysége, a regisztráció vagy tartózkodási hely címe, elérhetőség.
4
Válaszd meg az elnököt és a titkárt Vegye figyelembe, hogy a választott testület elnöke nem választható meg az ülés elnökévé. Ha szükséges, ha ezt a szabályzat előírja, válasszon egy hitelesítési bizottságot, amely ellenőrzi a képviselők mandátumát, ha az egyesület tagjai közül választják ki őket.
5
A titkár nyilvántartást vezet. A jegyzőkönyv tükrözi az ülésen jelen lévő küldöttek vagy az egyesület tagjainak számát, akit megválasztanak elnöknek, titkárnak és milyen szavazási eredményekkel.
6
A megválasztott testület elnöke jelentést készít az elvégzett munkáról. A jegyzőkönyv tükrözi az összes szavazatot egy értékeléssel - függetlenül attól, hogy kielégítőnek tekintik-e vagy sem. Az ülésnek meg kell hallgatnia a választott testület új összetételére vonatkozó javaslatokat, meg kell vitatnia és szavaznia kell minden jelöltrõl külön-külön. Távolítsa el a szavazási eredményeket a jegyzőkönyvben.
7
A napirenden szereplő összes kérdés megvitatása után az ülés elnökének le kell zárnia az ülést és alá kell írnia az ülésről szóló jegyzőkönyvet a titkárral együtt.
