Egyes szervezetekkel történő kapcsolatfelvételhez szabványos leveleket kell használni. Ilyen esetekben levélsablonokat kérésre adnak ki. Ha nincs fejlett forma, a levelet bármilyen formában elkészítik, figyelembe véve néhány árnyalatokat.
Használati útmutató
1
Készítsen egy címsort a levélhez.
Megadhatja a következő információkat - a címzett helyét és nevét, a feladó pozícióját és nevét, a feladó szervezetét, a feladó kapcsolattartó telefonszámát. Ha a feladó egy másik városban található, megadhatja a teljes levelezési címet. A fejléc általában az oldal jobb oldalán található.
2
Mondja meg a levél lényegét, és tegye meg a szükséges megjegyzéseket.
Próbálja meg két vagy három mondatban megfogalmazni a fő gondolatot. Ezután kommentálja, és ha szükséges, írjon részletesebben. Üzleti levelekben tanácsos tényeket, számokat, érzelmek nélkül közzétenni. A személyes érzésű levelekben a személyes tapasztalatokat tükrözni kell.
3
Jelölje meg a dátumot és írja alá a levelet.
Ha szükséges, magyarázza el hatóságát, amely alapján a levél meg van írva. Ilyen alap lehet meghatalmazás.
4
Helyezze el egy külön lapon magyarázó grafikonokat, táblázatokat és ábrákat.
Ne várja el, hogy a címzett további információkat kérjen. Lehet, hogy nincs második lehetősége egy fontos kérdés megvitatására. Ezért tömör formában adja meg a szükséges árnyalatokat.
5
Küldés előtt mindenképpen olvassa el hangosan a levelet, hogy valaki meghallgassa. Kérdezd meg az asszisztort, hogy értette a levél lényegét. Ha szavai nem egyeznek meg az üzenetének céljával, akkor érdemes a levelet másképp megfogalmazni, mivel a címzett esetleg nem érti a legfontosabbat az Ön szempontjából.
Figyelem!
Ha a levél korlátozott időtartamú fontos információkat tartalmaz, akkor küldés előtt érdemes felhívni a címzettet, és értesíteni a levél küszöbön álló érkezéséről. Annak elkerülése érdekében, hogy a címzett vakáción vagy betegszabadságon van, és nap mint nap sötétben tartózkodik, miért nincs válasz.
Hasznos tanácsok
A modern nyomtatók lehetővé teszik, hogy a címet közvetlenül a borítékra nyomtassa ki. A levél szépen és határozottan fog kinézni.
