Néhány levél annyira homályosan ér véget, hogy a címzett veszteséggel jár: újra kell olvasnia a szöveget, hogy megértse a lényegét. Időhiány miatt a címzett levélből levehet, vagy zavarhat valamit, és már nem merülhet fel a leírt helyzetbe. A világos, tömör és hozzáértő befejezés hangsúlyozza az olvasó tiszteletét és segíti a kérés vagy kérés gyors megválaszolását.
Használati útmutató
1
Három bekezdésben vázolja fel, mit akart mondani. Úgy tűnik, hogy a gondolatokat egyértelműen fogalmazzák meg, de az információk felfogása az olvasó állapotától függ. Ezért olvassa újra a szöveget, és külön írjon le három fő gondolatot. Lehetnek tények, dátumok, nevek stb. Nincs szüksége érzelmekre, írjon röviden, néhány szóval, mert csak át kell számolnia, és emlékeztetnie kell a fő pontokra.
2
Írj be három műveletet, amelyeket az üzenet címzettjének végre kell hajtania. Az emberek reakciója kiszámíthatatlan lehet. Önnek úgy tűnik, hogy lehetséges egyértelműen reagálni a bemutatott információra, de ezt az ember az egyéni szokásaitól és szándékától függően teszi. Ha nem világosan jelzi, hogy mit vár el az olvasótól, akkor nem fogja megérteni vagy mondani, hogy nem értette.
3
Az előző lépésekben kapott listát rendezzük fontossági sorrend szerint csökkenő sorrendben. A levél vége néha a bírósági ülés utolsó szójára emlékeztet: ez függ a levél címzettjének benyomásától, a következtetésektől és következményeitől. Távolítsa el a listából azokat az elemeket, amelyeket ki lehet hagyni anélkül, hogy az az üzenet jelentését befolyásolná. Helyezze a fennmaradó rövid listát a levél végére, hogy az olvasó ne hagyjon ki semmit.
4
Adja meg a dátumokat. Ha reagálásra vár a levélre, adja meg elvárásait. Egyesek hajlamosak az utóbbira húzódni, tehát egy adott idõ megadása lehet téves.
5
Hagyja fenn a kapcsolattartási adatokat. Levelezőnek képesnek kell lennie arra, hogy gyorsan megtalálja a telefonját. Előre jelezze az ilyen helyzeteket, és mindenesetre tegye a szükséges információkat a levélbe, még akkor is, ha biztos benne, hogy a címzettnek megvan.
6
Légy udvarias, mondj valami kedveset, köszönöm az idejét. A címzett nagyobb valószínűséggel fog gyorsabban reagálni és kapcsolatba lépni Önnel, ha a levél tetszett neki, vagy megmentette a kellemetlen élményektől.
7
Ügyeljen arra, hogy az üzenetet névvel írja alá: ez valódi kommunikáció érzetét kelti. Fontos, hogy az ember a válaszra összpontosítson, és felelősségteljesen vállalja. Mutasson példát, és az emberek ugyanúgy fognak bánni veled.
